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「機会」(タイミング)を逃さない為の書類管理

常時携帯バインダ

機会(機械)商社である弊社には色々な、ご相談事を頂きます。
例をあげれば①見積・加工依頼図面②設備関連の写真③お取引先さまからの見積等、多種多様に渡ります。
それも比較的「タイムリミット」があるものが多い為、一定期間は常時携帯する必要があります。
また、そこに色々と加筆された情報が負荷されます。
その為
①機会を逃さない
②書類を捜さない(即、取り出しが出来る
③その場で、その書類に加筆出来る
④採否の区分を明確にする

の目的の為、左写真のような「使っていなかったモノ」を再利用することにしました。
採否と、回答済みor未回答、そして手配済みに分け携帯し、検収されたものに関しては「顧客別ファイル」に移す方法をとっています。
らに右のクリアファイルは「本日、お伝えしたい事と伝えるべき事書類」にさらに分け、そのクリアファイルが空になったら
未達ジョブはなし。という運用に最近変えました。

その結果
①無駄な転機作業が軽減
②書類を捜す時間は激減
③今まで埋もれていた「事務備品」が有効活用される
④本来、割くべき「伝える時間」を大幅に確保

というメリットがありました。
当然、この書類管理をする為の新たな事務備品の購入は、一切ありません。
すべてゴールデイウィーク時に徹底やった「不要書類の排除」から出た副産物を利用しています。

手法は別として、色々とお取引様へおじゃますると皆様、「図面管理」にはお困りの様子であり、机や作業台を拝見すると
「苦悩」の跡が見られます。

製作作業の現場でも、この手法は参考になると思いますので、参考にして頂ければ幸いです。




[ 2014年05月23日 08:33 ] カテゴリ:仕事の現場で使えるプチカイゼン | TB(0) | CM(0)
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